Инструкция пользователя. Приложение «Письма» для Bitrix24
Эта инструкция для тех, кто работает с письмами в Bitrix24: создаёт письма, скачивает шаблоны и загружает документы через виджеты и бота.
Что умеет приложение
- Вести учёт писем по задачам и сделкам: номер, кому, от кого, тема, адрес, дата, файлы.
- Создавать письма с готовым документом — по шаблону Word подставляются ваши данные (ФИО, дата, задача, номер письма и т.д.).
- Скачивать заполненный шаблон для печати или отправки.
- Загружать файлы писем (DOCX, PDF) и автоматически вытаскивать из DOCX данные по оформлению документа.
- Работать из карточки задачи, из карточки сделки и из чата с ботом.
Где найти приложение
- В задаче
Откройте нужную задачу → внизу или сбоку найдите вкладку «Письма[endpoint]» или «Письма» → откроется виджет с письмами по этой задаче.
- В сделке
Откройте сделку в CRM → найдите вкладку «Письма Виджет[endpoint]» или «Письма» → откроется список писем по всем задачам этой сделки.
- В чате
Для элемента «Письмо» может быть создан отдельный чат с ботом «Письма[endpoint]». В этом чате доступны команды «Загрузить письмо» и «Скачать шаблон».
Работа в виджете «Письма» в задаче
Что нужно заранее
- Задача должна быть привязана к сделке (поле связи с CRM в задаче).
- У сделки должна быть указана компания (наша организация или контрагент).
- В карточке компании должен быть загружен шаблон письма (поле «Шаблон [endpoint]» или аналог). Если шаблон не настроен, создание письма с заполненным документом и кнопка «Скачать шаблон» могут быть недоступны.
Создать новое письмо
- Откройте задачу и перейдите на вкладку «Письма».
- Заполните форму «Создать письмо»: Номер письма, Кому, От кого, Тема, Адрес, Дата, Текст письма (необязательно; подставляется в шаблон вместо
${Text}).
- Нажмите кнопку «Создать». Если шаблон доступен, будет создано письмо с уже заполненным документом Word.
Создание из загруженного .docx: Нажмите «Создать из загруженного .docx», выберите файл. Приложение разберёт документ по стилям и откроет форму с подставленными данными.
Скачать шаблон
В виджете задачи нажмите кнопку «Скачать шаблон». Будет сформирован документ Word с подставленными данными и начнётся скачивание.
Просмотр, редактирование и удаление писем
В таблице отображаются все письма по задаче. Доступны ссылка на файл, кнопки Редактировать и Удалить.
Работа в виджете «Письма» в сделке
Открывается общий список писем по всем задачам сделки. Кнопка «Обновить список» обновляет список без перезагрузки.
Работа с ботом «Письма[endpoint]» в чате
У каждого письма может быть свой чат с ботом. Доступны команды:
- «Загрузить письмо» — загрузите файл, он прикрепится к элементу; для DOCX часть данных может подставиться автоматически.
- «Скачать шаблон» — бот сформирует документ по шаблону компании и отправит кнопку для скачивания.
Загрузка файлов писем и автоматическое заполнение (DOCX)
При загрузке файла Word (DOCX) приложение может извлечь: кому, от кого, адрес, дату, тему/комментарий, номер письма. Для этого в документе нужны абзацы с именами стилей:
| Стиль параграфа в Word | Что подставится в поле |
|---|
who | Кому (получатель) |
user | От кого (отправитель) |
adress | Адрес |
dateletter | Дата письма |
comment | Тема/комментарий |
number | Номер письма |
Для PDF автоматическое извлечение не выполняется.
Частые вопросы
- Почему нет кнопки «Скачать шаблон»? Проверьте: задача привязана к сделке, у сделки указана компания, у компании загружен шаблон.
- Письма в сделке не отображаются. Нажмите «Обновить список». Убедитесь, что у сделки есть задачи с письмами.
- Бот не скачивает шаблон. У письма должна быть привязка: задача → сделка → компания с шаблоном.
- Данные из DOCX не подставились. Проверьте стили
who, user, adress, dateletter, comment, number.
- Где хранятся все письма? В смарт-процессе «Письма[endpoint]» в Bitrix24 (CRM → Смарт-процессы).
Краткая шпаргалка
| Действие | Где делать |
|---|
| Создать письмо с готовым документом по шаблону | Задача → вкладка «Письма» → форма «Создать письмо» |
| Создать письмо из загруженного .docx | Задача → вкладка «Письма» → «Создать из загруженного .docx» |
| Скачать заполненный шаблон | Задача → «Скачать шаблон» или чат с ботом |
| Посмотреть все письма по сделке | Сделка → вкладка «Письма» |
| Загрузить файл письма (DOCX/PDF) | Чат с ботом → «Загрузить письмо» |
| Редактировать или удалить письмо | Задача → вкладка «Письма» → кнопки в строке письма |
Если что-то не работает, обратитесь к администратору портала Bitrix24 или к тому, кто настраивал приложение.